Cosa succederebbe alla vostra azienda se domattina accendeste i computer e tutti i dati fossero spariti? Fatture, ordini, anagrafiche clienti, progetti, email: tutto cancellato. Non è uno scenario ipotetico. Succede, e succede più spesso di quanto si pensi. Un ransomware, un guasto hardware, un errore umano, un furto, un incendio: le cause possibili sono tante e nessuna azienda ne è immune.

La buona notizia è che proteggersi è più semplice e meno costoso di quanto si creda. Basta applicare una regola che nel mondo IT è considerata lo standard da anni: la regola del 3-2-1.

Il concetto è immediato. In ogni momento dovete avere: 3 copie dei vostri dati (l'originale più due copie di backup), su 2 supporti diversi (ad esempio un NAS in ufficio e un servizio cloud), di cui 1 fuori sede (in un luogo fisicamente diverso dall'ufficio).

Perché tre copie? Perché la probabilità che tre supporti diversi si guastino contemporaneamente è statisticamente trascurabile. Perché due supporti diversi? Perché se il backup è sullo stesso disco del server, un guasto o un ransomware li distrugge entrambi. Perché uno fuori sede? Perché in caso di incendio, allagamento o furto, tutto ciò che è fisicamente in ufficio viene compromesso insieme.

Nella maggior parte delle PMI che seguo, la configurazione che funziona meglio è questa.

La copia numero uno sono i dati originali che vivono sul server aziendale o sulle postazioni di lavoro. È quella con cui lavorate ogni giorno.

La copia numero due è un NAS locale, un piccolo dispositivo di rete con dischi ridondanti (RAID) posizionato in ufficio ma separato dal server. Ogni notte, un software di backup automatico copia tutti i dati sul NAS. Strumenti come Veeam, FreeFileSync o anche il backup integrato di Windows Server fanno egregiamente questo lavoro.

La copia numero tre è in cloud. Servizi come Backblaze B2, Wasabi, o anche un semplice Google Drive o OneDrive aziendale possono ospitare una copia cifrata dei dati più critici. Questa è la vostra assicurazione contro il disastro fisico: se l'ufficio diventa inaccessibile, i dati restano raggiungibili da qualsiasi luogo.

Il backup su disco USB lasciato sempre collegato al server è l'errore più comune. Un ransomware cifra tutto ciò che è raggiungibile dalla rete, incluso quel disco USB. Se il backup è sempre collegato, non è un backup, è una seconda copia vulnerabile quanto la prima.

Il secondo errore è non testare mai il ripristino. Avete un NAS che fa backup ogni notte da tre anni, ma avete mai provato a ripristinare un file? Un database? Un intero server? Finché non lo testate, non sapete se funziona. Consiglio di fare un test di ripristino completo almeno ogni tre mesi.

Il terzo errore è fare backup solo dei file e dimenticare tutto il resto: le configurazioni del server, le caselle email, il gestionale, i database. Un backup efficace deve coprire tutto ciò che serve per ripartire, non solo i documenti.

Meno di quanto pensiate. Un NAS a due dischi con capacità adeguata per una PMI costa tra i 300 e i 500 euro. Un servizio cloud per il backup parte da pochi euro al mese. Il software di backup può essere gratuito (FreeFileSync, Windows Server Backup) o a costo contenuto (Veeam, che ha una versione gratuita per le piccole infrastrutture). L'investimento più importante non è economico ma organizzativo: decidere cosa salvare, con quale frequenza, e chi è responsabile di verificare che tutto funzioni.

La regola del 3-2-1 non è complicata e non è costosa. È semplicemente il modo più sensato per proteggere il bene più prezioso della vostra azienda dopo le persone: i dati. Se non avete un piano di backup strutturato, o se il vostro backup è un disco USB perennemente attaccato al server, è il momento di intervenire.

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